YOUSEEQ-VMS: ‘’EEN WONDERE WERELD WAAR ALLES IN GEBEURT!” [Interview]
In het eerste deel ‘’Vendor Management: dit is alles wat je wilde weten en meer’’ van deze 3-delige reeks heeft Helga van der Steen inzicht gegeven in het ‘’waarom’’ van het VMS van YOUSEEQ. Hoogste tijd voor deel 2, waar we je vertellen over de risico’s dat het inhuurproces met zich meebrengt en hoe klanten hiermee omgaan die ons VMS gebruiken. Want, hoe kom ik als klant tot bepaalde inzichten? Wat als ik als organisatie al een VMS-systeem heb maar niet door de audit kom? Wat kan YOUSEEQ dan nog voor mij betekenen? En wat maakt het YOUSEEQ VMS-systeem anders dan andere? En hoe veilig is het VMS? Wij gaan al deze vragen beantwoorden! Lees je mee?
Even aan de VMS-expert vragen…
Eerder hebben we uitgebreid gesproken over vendor management met als uitgangspunt dat ik als bedrijf bewust ben dat het anders moet en beter kan. Maar wat als ik als bedrijf niet bewust ben dat ik een dergelijke uitdaging heb?
In zo’n geval ga je een uitvraag doen waar je de volgende vragen kunt stellen: ‘’Wat doe je, wat is je product, hoe lever je dat, wie gebruik je daarbij, hoe zet je je mensen in?’’ Door de uitvraag gaat een klant nadenken en vaak is dan de conclusie dat ze bij tijd en wijle wel degelijk risico lopen. Zo maakte een klant gebruik van inhuur door middel van ‘aannemers constructies’, Aannemers die het allemaal zelf wel ‘’even’’ regelen. In het gesprek met de klant creëren we bewustwording door ze gerichte vragen te stellen omtrent de risico’s, waardoor het besef vanzelf ontstaat. Denk aan vragen zoals: ‘’wat als je als aannemer een fout maakt waardoor de Belastingdienst over jou als aannemer stapt en bij je aankomt met een claim?’’ Door deze gerichte manier van vragen stellen en het mensen zelf na te laten denken, creëren we awareness. Tevens wijzen we ze op de ‘’nieuwe’’ wet- en regelgeving die in 2016 geïntroduceerd werd. In de praktijk is namelijk gebleken dat veel opdrachtgevers hierdoor het overzicht verloren. Om hierbij te helpen hebben we een whitepaper opgesteld, waarin we alle wet en regelgevingen hebben opgenomen, wat de impact ervan is, waar je rekening mee moet houden, et cetera. We zijn zelf heel transparant met onze informatie, dus als we klanten hierbij kunnen helpen dan doen we dat.
“Vind maar eens de juiste mensen die de kennis hebben van al die verschillende contracten en condities. Dat soort risico’s wil je gemanaged hebben, en juist daar zijn wij voor!”
Kun je een voorbeeld geven van situaties en vraagstukken die je tegenkomt als je met een klant in gesprek gaat?
Er zijn talloze voorbeelden te benoemen. Als ik ga kijken in de historie van de klanten bij YOUSEEQ heb ik klanten gehad die inhuur deden op basis van een A4-tje, een soort inkooporder, waarbij kandidaten werden binnengehaald. Of een klant die een offerte binnenkrijgt van een inhuur kandidaat, waarop vermeld staat dat je moet voldoen aan de algemene voorwaarden van de leverende partij. Opvallend genoeg zijn dat vaak ook grote partijen die nog zo handelen. Een ander voorbeeld is een onderzoek naar leverancierslandschap, ook wel het totaal aan actieve contracten wat aan inhuur loopt bij een opdrachtgever. In bepaalde situaties kunnen dat er 150 zijn. Maar dat betekent ook dat je te maken hebt met 150 verschillende contracten, met allemaal eigen condities. Bij een dergelijke situatie sta je voor een grote uitdaging, namelijk het voorzien van de juiste beheersystematiek! Daarnaast, komt nog de complexiteit van het vinden van de juiste mensen die de kennis hebben van al die verschillende contracten en condities. Dat soort risico’s wil je gemanaged hebben, en juist dáár zijn wij voor.
Maar wat nu als ik al een VMS-systeem heb en ik ben bijvoorbeeld niet door een audit heen gekomen, wat kan YOUSEEQ dan voor mij betekenen?
Het niet door de audit heenkomen is een probleem dat we voor meerdere klanten hebben aangepakt. We hebben bijvoorbeeld een klant geholpen die een groot leverancierslandschap had met veel verschillen in contractvormen en inhoudelijke afspraken. Naast deze diversiteit in leveranciers, was er ook nooit een benchmark op losgelaten op inhuur van personeel. Hierdoor ontstond bij de klant de situatie dat projectmanagers, in dezelfde functie, verschillende tarieven hanteerden. Dat is intern ook niet meer uit te leggen. Die klant, zei ook: ‘’Wij willen intern wel die verbeterslag maken en onze mensen naar een hoger niveau tillen, maar het ontbreekt ons aan de kennis en de tijd om dit te doen’’. Hiervoor hebben we een basis aan specifieke proceskennis nodig, zodat we het proces vervolgens ook goed kunnen beheren en borgen en juist daar hebben we hulp bij nodig. Vanaf dat moment zijn wij aan de slag gegaan!
Plan van aanpak
Wij zijn toen als volgt te werk gegaan; gestart met het opstellen van een request for information. Dus: wat willen we dan? Waar willen we naartoe? Daarna gingen we de bestaande leveranciersomgeving herijken. Het doel was om een transparant leveranciersmodel te creëren en het proces beheersbaar maken.
Het proces
Vervolgens maakten we binnen de specifieke kavels een top vijf. Alles wat daarbuiten viel, waren geen preferred suppliers, ook wel voorkeursleveranciers genoemd, meer. Aan deze preferred suppliers worden altijd een aantal eisen gesteld. Zo mag er geen sprake zijn van doorhuur en mag er alleen eigen personeel geleverd worden. Alles wat hierbuiten viel is vervolgens helemaal gesynchroniseerd naar de bestaande hrm-omgeving. Nu hoor ik je vragen: ’’Waarom is dat?’’ Het antwoord daarop is simpel. De profielen die je gaat uitzetten in de markt moeten matchen met de profielen die je intern toepast bij de inzet van vaste medewerkers. Dus op het moment dat je een externe medewerker uitsaneert, kun je er gemakkelijk een vaste medewerker voor werven, omdat het één op één matcht. Dit kan bijvoorbeeld gaan om mensen die al wat langer rondlopen binnen de organisatie en een ‘manusje van alles’ worden. Ga hier maar eens een 1 persoon voor terug krijgen.
“Als mensen al wat langer rondlopen binnen de organisatie als projectmanager worden ze ook een 'manusje van alles' en ga daar dan maar eens één persoon voor terug krijgen.”
Structuur en organisatie
Na het aanbrengen van deze uniformiteit hebben we gekeken naar de structuur en organisatie, waar we hebben gekeken naar de functieprofielen en de contracten. Vervolgens zijn we overgegaan tot het definiëren van standaardcontracten. De standaardcontracten die we als input hebben gebruikt, zijn goedgekeurd door alle betrokken instanties, zoals de Belastingdienst. Het inhuurcontract met contractcondities zoals aansprakelijkheid, duur van de opdracht, fiscale en sociale verplichtingen hebben we gesynchroniseerd met het interne contract, welke we hebben toegepast bij de inzet van de preferred suppliers. Dit is erg belangrijk, want als een leverancier al voor langere tijd in dienst is, kan zijn leveranciersprofiel gewijzigd zijn. Zo kan een leverancier gestart zijn met 1 eigen medewerker en 3 externe medewerkers en niet voldoen aan de criteria om in aanmerking te komen voor het preferred suppliership. Maar, door de tijd heen kan het zo zijn dat de leverancier zich heeft ontwikkeld en doorgroeit naar een organisatie met hoofdzakelijk eigen medewerkers en wel in aanmerking komt voor preferred suppliership. Wanneer je inhuurcontracten van zzp’ers en preffered suppliers synchroniseert, kun je het omzettingsproces efficiënt inregelen. Dat wat er conditioneel is afgesproken kan vlekkeloos worden overgezet naar een vast preferred suppliership. Vervolgens hebben we alles wat buiten het preferred supplier landschap viel in een brokersconstructie ingericht en zijn we de contractmanager voor deze klant geworden!
De kern
Je kunt concluderen dat het voor een klant zeer belangrijk is dat er heel procesmatig gewerkt wordt en dat elke stap in het proces wordt uitgeschreven. Zo breng je een workflow in kaart. De huidige workflow weeg je dan af met de gewenste workflow. Uiteindelijk zul je zien dat je uitkomt bij de kern: efficiëntie, uniformiteit en risicoreductie.
Er wordt ook veel gesproken over de betrouwbaarheid en veiligheid over VMS-systemen. Hoe verhoudt het VMS van YOUSEEQ zich in het gehele concurrentieveld?
Het fijne met ons VMS is dat de wet- en regelgeving automatisch op het inhuurproces is toegepast. Zo borg je een belangrijk deel van de integriteit. Zie het als een veiligheidslabel. Zo heeft het VMS van YOUSEEQ het Internationale veiligheidslabel (Gold-certificaat). Dit label wordt beschouwd als de top binnen de digitale beveiliging. Voordat de wetgeving het verplichtte, waren we in 2015 al bezig met het op een veilige manier verwerken van persoonlijke en gevoelige data. Dit deden we door bijvoorbeeld al toestemming te vragen aan de andere partij om met bepaalde data aan de slag te gaan en transparant te zijn wat we met die gegevens doen. Dit ontstond eigenlijk doordat we onszelf daarvoor ook verantwoordelijk voor voelden (en ook zijn natuurlijk). We zijn misschien een kleine schakel binnen de keten van de klant. Maar, onze mate van verantwoordelijkheid is hoog en dat is wat onze klanten bij ons afnemen. Doordat we zelf juist zeer transparant zijn in wat en hoe we de dingen doen, hoeven wij niet bang te zijn voor die stempel (gelukkig!!). Voorheen ging het niet over risicomanagement, maar uitsluitend over het verdienmodel, specialisme vasthouden en marge pakken. Dat is gewoon ook niet meer van deze tijd.
“Voorheen ging het niet over risicomanagement, maar uitsluitend over het verdienmodel, specialisme vasthouden en marge pakken. Dat is gewoon ook niet meer van deze tijd!
Wat maakt, in het hele scala aan beschikbare VMS-systemen, het systeem van YOUSEEQ nu juist het méést onderscheidend?
Zoals ik hierboven al aangaf is het bieden van transparantie omtrent het managen van risico’s belangrijk. Maar er is zeker ook onderscheid te maken op een ander vlak. Zo had ik enige tijd geleden een klant aan de lijn, die al met ons systeem werkt, en zei: ‘’Het is zó gebruiksvriendelijk. Alsof je een Iphone koopt, simkaartje erin en klaar.’’ Dat is natuurlijk een top compliment. Maar, het méést onderscheidende?! Dan moet ik zeggen, integreerbaarheid voor de klant. Voor mezelf vind ik het idee dat echt alles vanuit het systeem kan, GEWELDIG. Van handtekeningen zetten tot facturatie, van dashboards tot managementrapportages. Alles is geautomatiseerd. Het is eigenlijk gewoon een kwestie van inloggen in een wondere wereld waar alles in gebeurd!
Meet Helga
Waar Helga van der Steen binnenkomt, ontstaat beweging. Punt. Helga is een energieke, creatieve en tevens strategische geest die lef en gezond verstand in de juiste dosis combineert. Met haar toekomstgerichte visie en focus op duurzame groei denkt ze als innovatiemanager, bestuurder en medeoprichter van YOUSEEQ buiten de kaders. Het VMS is hier mede het bewijs van.
Waar ze ooit begon als Manufacturing & Service Engineer bij ASML is ze inmiddels uitgegroeid tot een Internationaal Programmamanager voor grote en complexe reorganisaties. Ze heeft een uitstekende en unieke kijk op herontwikkeling van visie en strategie, het beheersen van risico’s en het komen tot nieuwe proposities. En onthoudt de naam Helga van der Steen ook bij vragen voor ondersteuning en/of advies bij allerlei HR-vraagstukken. Zowel omtrent het gebruik van externe expertise, als het vinden en aantrekken van de juiste medewerkers. Met meer dan 20 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van fusies en programma-, project- en (re)organisatiemanagement, kunnen we je nog veel meer over haar vertellen. Maar onze tip, ze is nog veel leuker in het echt. Dus wil je nog
meer van haar weten, wat wij goed kunnen begrijpen,
of heb je vragen n.a.v. het lezen van deze blog?
Neem contact met haar op:
M+31(0)6 5151 9289
hvandersteen@youseeq.nl
